Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza: comunicazione nominativi

I riferimenti normativi per l’obbligo in esame sono l’art. 18 (Obblighi del datore di lavoro e del dirigente), l’art. 47 (Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza) e l’art. 55 (Sanzioni per il datore di lavoro e il dirigente) del Decreto legislativo 9 aprile 2008 n. 81, recante le disposizioni per l’attuazione dell´art. 1 della Legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.

L’art. 18, comma 1, lettera aa) del Decreto legislativo n. 81/08 stabilisce che il datore di lavoro di qualsiasi settore privato e pubblico e i dirigenti - se tale compito rientra nelle competenze loro attribuite nell’ambito dell’organizzazione - devono comunicare annualmente all’Inail i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, eletti o designati nelle aziende e/o nelle singole unità produttive ai sensi dell’art. 47 dello stesso provvedimento. Sono esclusi da tale obbligo solo le Amministrazioni e gli Istituti espressamente enunciati nel comma 2 dell’art. 3.

La comunicazione all’Inail, a cadenza annuale, deve essere effettuata per la singola azienda ovvero per ciascuna unità produttiva in cui si articola la azienda stessa nella quale opera/no il/i Rappresentante/i e deve riferirsi alla situazione in essere al 31 dicembre dell’anno precedente.

L’Inail ha predisposto un’apposita procedura per la segnalazione in oggetto, procedura on line accessibile dal sito dell’Istituto attraverso Punto Cliente.

L’inserimento in procedura può essere effettuato fino al 31 marzo di ciascun anno. In sede di prima applicazione la scadenza della comunicazione per il 2009, che esprime la situazione in essere al 31 dicembre 2008, è fissata al 16 maggio 2009. Per gli anni successivi, l’utente confermerà la situazione già presente in archivio oppure procederà ad una nuova segnalazione.

Le aziende o le amministrazioni pubbliche soggette all’obbligo assicurativo Inail, che non abbiano ancora provveduto ad effettuare la registrazione al sito www.inail.it, devono collegarsi al sito www.inail.it, selezionare Registrazione, accedere alla sezione Registrazione ditta, inserire nell’apposita maschera il Codice Utente ed il PIN1. L’Inail provvederà ad inviare a mezzo posta alla ditta un PIN2 che, unito al PIN1, darà origine alla password provvisoria per il primo accesso al sito. Dopo aver effettuato il primo accesso ai Servizi di Punto Cliente, inserito i dati relativi al responsabile dei servizi telematici dell’azienda ed aver personalizzato la password, la ditta potrà accedere all’applicazione Dichiarazione RLS.

Per le aziende e le amministrazioni pubbliche soggette all’obbligo assicurativo INAIL già registrate, effettuando l’accesso ai Servizi di Punto Cliente, potranno visualizzare la procedura Dichiarazione RLS.

Il titolare o il delegato della ditta o della pubblica amministrazione, non presente nella Banca dati in quanto non assicurato Inail e che deve effettuare la registrazione, si  collega al sito www.inail.it, seleziona Registrazione, accede alla sezione Registrazione utente generico, compila con i suoi dati la maschera "Registrazione utente generico" specificando se si tratta di azienda non soggetta all’assicurazione Inail o amministrazione non soggetta ad assicurazione Inail e, infine, clicca su "SALVA". L´utente che si è registrato riceverà all´indirizzo e-mail che ha indicato nella maschera "Registrazione utente generico" un messaggio con l´indicazione di una password. Con il proprio codice fiscale e la password, l’utente entrerà sul sito www.inail.it in "Punto Cliente", dove selezionerà la funzione “Ditte non INAIL” – “Anagrafica” (Nuova ditta) compilerà una maschera con tutti i dati anagrafici della Ditta. A questo punto, verrà attribuito alla Ditta il numero di "Codice Cliente" ed un numero di pin (4 cifre).

Selezionata l´applicazione Dichiarazione RLS per procedere alla comunicazione occorre inserire le informazioni relative all’unità produttiva (progressivo unità produttiva, denominazione, indirizzo, comune, provincia, cap) ed ai dati anagrafici dei rappresentanti per la sicurezza (codice fiscale, cognome, nome, data inizio incarico per permettere il monitoraggio della cadenza temporale delle nomine).

Se ci sono più unità produttive la procedura consente l’attivazione di più maschere e conseguentemente i dati relativi al RLS devono essere indicati con riferimento all’unità in cui opera.

Terminato l’inserimento ed effettuato l’invio da parte dell’utente, la procedura registra in archivio i dati comunicati storicizzandoli e rilascia all’utente stampa della ricevuta della comunicazione, anche ai fini della esibizione in caso di accesso da parte degli organi vigilanti, competenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro.

Qualora l’utente ritenga di dover modificare alcuni dati dopo aver inviato la comunicazione, utilizzerà l’apposita funzione modifica. Il sistema prevede che tale operazione sia chiusa entro 5 giorni dall’apertura. Scaduto tale termine il sistema chiude automaticamente la richiesta di modifica e conserva la registrazione della comunicazione preesistente. Pertanto per produrre effetti di modifica la richiesta dovrà essere riproposta.

Il datore di lavoro può anche affidare l’incarico ad un Consulente del lavoro.

L’art. 55 del Decreto legislativo n. 81/2008, infine, prevede, in caso di violazione dell’art. 18 comma 1, lettera aa), una sanzione amministrativa pecuniaria di 500,00 euro. Se per problemi tecnici l’inserimento non avviene on line, è possibile inviarne la segnalazione al fax 800657657, utilizzando il modello predisposto dall’Inail che può essere richiesto presso le Sedi dell’Istituto o scaricato dal sito www.inail.it.

Per normalizzazione le comunicazioni, anche coloro che hanno inviato, tramite posta o fax, le segnalazioni prima dell’emanazione della circolare dell’Inail, debbono provvedere alla comunicazione dei nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, utilizzando il format e la relativa procedura on line.