La contestazione degli addebiti, che deve essere effettuata per iscritto, costituisce un indispensabile presupposto di legittimità della successiva sanzione. Conseguentemente, in mancanza della forma scritta, la contestazione è da considerarsi nulla (Cassazione sentenza n. 8128/87).
Si presume che la mancata tempestiva contestazione equivalga ad un giudizio di tollerabilità del fatto avvenuto
La lettera di contestazione deve essere specifica, precisa ed oggettiva. Non sono sufficienti enunciazioni generiche o meramente esemplificative (quali la violazione dei doveri contrattuali, ovvero l´aver gravemente trasgredito gli ordini dei superiori gerarchici) in quanto impedirebbero al lavoratore la piena conoscenza dell’infrazione addebitatagli (Cassazione sentenza n. 1561/94).
La specificità della contestazione non significa che la stessa debba contenere una dettagliata e minuziosa indicazione dei fatti che l´hanno determinata, essendo sufficiente quella descrizione che sia idonea a "ritagliare" compiutamente tempi, luoghi e modi del comportamento contestato in modo da consentire al lavoratore la piena conoscenza dei motivi della contestazione.
E’ necessario evitare giudizi e commenti, che potrebbero far presumere che il datore di lavoro abbia già formulato un giudizio di merito senza aver prima ascoltato il lavoratore che può presentare le sue giustificazione nel termine di cinque giorni.
Non è necessario indicare le norme di legge o di contratto che prevedono l’infrazione, non è necessario indicare le prove sui cui si fonda l’addebito. I precedenti disciplinari del lavoratore debbono essere indicati in caso di recidiva.
Nella lettera di contestazione non bisogna mai indicare l’eventuale sanzione che si pensa di infliggere.
Il contenuto della lettera di contestazione è immodificabile. La contestazione scritta fissa definitivamente la materia del contendere, non può essere sostituita o modificata e preclude l´allegazione e la valutazione in giudizio di fatti ulteriori e diversi.
Pertanto, se a seguito delle giustificazioni presentate dal lavoratore o di ulteriori accertamenti emerga che il fatto è diverso, sia pure parzialmente, da quello contestato, la contestazione diventa insufficiente ed occorre procedere alla sua reiterazione.
La lettera di contestazione produce i suoi effetti solo nel momento in cui giunge a conoscenza del destinatario. Non sono previste forme particolari per tale onere.
Se la lettera viene spedita a mezzo raccomandata fa fede la cartolina di ricevimento.
Nella lettera di contestazione di fatti di particolare gravità può essere prevista la sospensione cautelare del lavoratore per una durata non superiore a quella del procedimento disciplinare.
Giovanni Scotti