Posta elettronica certificata: obbligatoria per tutti

L’articolo 16, 6° comma, del Decreto legge n. 185/08, contenente misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale, infatti, ha introdotto importanti novità anche in tema di Posta Elettronica Certificata al fine di accelerare il processo di dematerializzazione con l’obiettivo di ridurre il più possibile la quantità di carta in circolazione.

La posta elettronica certificata consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida a tutti gli effetti di legge. Come previsto del DPR n. 68/05, la PEC rappresenta un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con la differenza che le comunicazioni effettuate con il metodo in esame hanno valore legale in quanto viene rilasciata una ricevuta di accettazione ed avvenuta consegna. Il servizio di PEC è fornito solo ed esclusivamente dai soggetti inseriti nell’elenco previsto dall’art. 14 del DPR n. 68/05, tenuto dal Centro nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione e consultabile nella specifica sezione del sito del Cnipa.

Per le nuove imprese costituite in forma societaria l’obbligo della Pec è scattato il 29 novembre 2008 e l’indirizzo dovrà essere inserito nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese, unitamente all’indicazione dell’indirizzo tradizionale della sede “fisica” dell’azienda.

Le società già esistenti ed iscritte avranno, invece, 3 anni di tempo per adeguarsi ed i professionisti un anno.

L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese gestito dalla Camera di Commercio e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria. L’iscrizione è un vero e proprio obbligo e non una semplice facoltà, equiparato all’indicazione del Comune, via e numero civico della sede “fisica”. Saranno i notai, almeno nei casi in cui sono obbligati al deposito per l’iscrizione, a dover gestire, per la neo costituita società, l’iscrizione della Pec nel quadro della sede legale. Per acquisire la casella di posta elettronica è possibile consultare l’elenco dei verificatori e raggiungerlo dal sito del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) www.cnipa.it.

Le istanze di iscrizione prodotte verranno conseguentemente protocollate e sospese, come da indicazioni del sistema. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere i messaggi opponibili a terzi. Con la Pec, pertanto, è possibile inviare una e-mail con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Ogni interessato potrà così notificare, se in possesso di Pec, atti legali, contratti, diffide, richieste sottoscrivendo i documenti con firma digitale e trasmettendo il tutto all’indirizzo Pec della società pubblicato nel Registro Imprese. L’azienda potrà avere più indirizzi di posta elettronica certificata, ma solo uno di questi potrà essere pubblicato nel Registro imprese e identificherà la vera e propria “sede elettronica” della società presso cui potranno essere recapitati tutti gli atti e documenti a valore legale a prescindere dal consenso della società. La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi avviene liberamente e senza oneri.